Narodowy Instytut Onkologii w Krakowie wdraża narzędzia, które zmienią sposób przygotowywania, podpisywania i przechowywania dokumentacji medycznej. W ramach projektu cyfryzacji finansowanego ze środków Krajowego Planu Odbudowy zakupiono 26 tabletów mobilnych, dwa skanery, 27 długopisów biometrycznych oraz 11 ekranów podpisowych.
Nowe wyposażenie pozwoli połączyć kilka dotychczas odrębnych czynności w jeden elektroniczny proces. Dokument będzie można wyświetlić pacjentowi, uzupełnić, podpisać i zapisać bez konieczności przygotowywania kolejnych wydruków. Rozwiązanie znajdzie zastosowanie na oddziałach, w poradniach, pracowniach oraz rejestracjach Instytutu.
Istotnym elementem wdrożenia jest powiązanie nowych urządzeń z funkcjonującym w NIO systemem informatycznym.
– Zakończyliśmy etap integracji rozwiązania z systemem HIS. Oznacza to, że formularze, skany i dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym będą trafiały bezpośrednio do właściwej dokumentacji pacjenta. Jednocześnie system zachowuje kontrolę uprawnień i pozwala rejestrować, kto oraz w jakim zakresie korzystał z określonych danych – wyjaśnia Adam Gackiewicz z Działu IT NIO w Krakowie.
Tablety będą wykorzystywane m.in. do przedstawiania pacjentom treści zgód, oświadczeń i formularzy. Uzupełnienie danych na urządzeniu mobilnym ograniczy konieczność późniejszego przepisywania informacji z wersji odręcznej. Czytelność zapisów oraz możliwość sprawdzenia wymaganych pól jeszcze przed zatwierdzeniem dokumentu pomogą również zmniejszyć liczbę braków formalnych.
– Dla osób zgłaszających się do Instytutu będzie to przede wszystkim prostszy sposób dopełniania formalności. Pracownik będzie mógł przeprowadzić pacjenta przez formularz, wyjaśnić niejasne punkty i od razu zweryfikować, czy wszystkie wymagane informacje zostały podane. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy pacjent jest zdenerwowany, osłabiony albo ma trudność z samodzielnym wypełnianiem rozbudowanych druków– podkreśla Katarzyna Tarnawska,Kierownik Działu ds. Koordynacji Krajowej Sieci Onkologicznej i Wsparcia Działalności Leczniczej.
Do systemu mogą być wprowadzane także materiały dostarczone z innych placówek, w tym wyniki badań, karty informacyjne leczenia szpitalnego, wypisy, opisy zabiegów i operacji, zaświadczenia oraz pozostałe dokumenty istotne dla dalszego postępowania medycznego. Dwa zakupione skanery umożliwią ich przekształcenie do postaci cyfrowej.
Podczas zapisu wykorzystywana będzie technologia OCR, czyli optyczne rozpoznawanie tekstu. Pozwala ona odczytywać treść zeskanowanych stron, a nie traktować ich wyłącznie jako obrazu. Każdy plik zostanie ponadto opisany metadanymi, takimi jak kategoria dokumentu, dane identyfikacyjne oraz miejsce przypisania w historii choroby.
– Dobrze przeprowadzona digitalizacja nie kończy się na wykonaniu skanu. Kluczowe jest uporządkowanie materiału w taki sposób, aby potrzebny dokument można było odnaleźć według jego rodzaju, daty lub związku z konkretnym etapem leczenia. W efekcie powstaje spójny zasób informacji, który wspiera ciągłość opieki i ogranicza konieczność korzystania z rozproszonych archiwów – mówi Krzysztof Wrona, Kierownik Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej.
Długopisy biometryczne umożliwią odwzorowanie podpisu odręcznego wraz z jego cechami charakterystycznymi, natomiast ekrany Wacom posłużą do akceptowania dokumentów bezpośrednio na stanowiskach obsługi. Zastosowanie kilku rodzajów urządzeń pozwoli dopasować sposób pracy do specyfiki danego miejsca oraz rodzaju formularza.
Pełne uruchomienie produkcyjne rozwiązania planowane jest w najbliższym czasie. Inwestycja stanowi kolejny etap rozwoju cyfrowego środowiska NIO w Krakowie finansowanego z środków KPO, w którym technologia ma wspierać zarówno organizację procesów medycznych, jak i sprawną komunikację między pacjentem a personelem.